Traduction de l'article "Dialogue Sheets : a new tool for retrospectives" d'Allan Kelly parru le 3 janv sur InfoQ:
Publié avec l'autorisation de copie/traduction d'InfoQ.
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Feuilles de Dialogue : Un nouvel outil pour les rétrospectives
Une Feuille de Dialogue est une feuille de papier,
huit fois plus grande qu'un format A4 ou format Lettre. L’année dernière des
équipes agiles ou traditionnelles ont pris à l’initiative d’utiliser ces fiches
pour les rétrospectives. Les équipes qui utilisent les feuilles déclarent
systématiquement un intérêt renouvelé pour les rétrospectives, des niveaux plus
élevés d'énergie pendant la session et un style plus inclusif engageant plus de
membres de l'équipe.
Les rétrospectives avec Feuilles de Dialogues
divergent de plusieurs façons des rétrospectives traditionnelles : Elles
sont sans facilitateur. Les instructions sur la feuille entrainent l’équipe à
réfléchir sur le passé et à en venir à leurs propres conclusions. Sans
facilitateur, l’équipe doit réellement s’auto-organiser.
Mécanique de la Feuille
La feuille au format ISO A1 ou Poster US est
pré-imprimée avec les instructions, citations et graphiques conçus pour piloter
l’équipe et stimuler la conversation. Certaines des feuilles de rétrospectives
présentent une ligne de temps que l’équipe doit remplir ; Sinon le centre
de la feuille est disponible pour l’équipe. Les membres de l’équipe sont libres
d’écrire des commentaires n’importe où sur la feuille et quelques équipes ont
demandé d’avoir encore plus d’espace pour la prise de notes.
Entre 8 et 15 questions et orientations sont réparties
autour de la feuille. Les deux ou trois premières instructions décrivent
comment l’équipe peut travailler avec la feuille. Les questions suivantes sont
conçues pour aider l’équipe à réfléchir. Enfin, en marge de la feuille,
plusieurs citations sélectionnées stimulent la réflexion et rappellent aux
membres de l’équipe les idées Agiles ou de développement logiciel en général.
Les membres de l’équipe se positionnent eux même
autour de la feuille, lisent les questions à tour de rôle, facilitent la discussion
et collectent les réponses. Chaque membre de l’équipe est responsable à tour de
rôle d’une question au moins. Cela assure une voix à chacun et rend plus
difficile la possibilité à une personne de dominer la discussion.
En règle générale, le nombre maximum de participants
est huit, avec un minimum de deux. Au-delà, l’équipe est invitée à se diviser
en groupes plus petits, chaque groupe remplissant sa feuille, après quoi les
équipes comparent et confrontent leurs conclusions.
Le temps pour remplir une feuille dépend du nombre de
personnes dans le groupe. Typiquement, une heure est suffisante, mais une
équipe de huit, ou une équipe ayant beaucoup de choses à dire prendra plus de
temps.
Des versions électroniques des feuilles sont
disponibles gratuitement au téléchargement. La nécessité d’imprimer en grand
format ces feuilles peut s’avérer compliquée. Quelques équipes n’ayant pas
d’imprimante grand format les ont imprimées en A4 ou A3 puis recollées
ensemble, bien que cela prenne du temps. L’impression par un imprimeur n’est
sans doute pas coûteuse, mais peut l’être. Le site fourni des liens vers des
services d’impression en ligne, mais vous pouvez trouver cela moins cher de le
faire chez un imprimeur local, évitant les frais de port.
Résultats
Les équipes utilisant les Feuilles de Dialogue pour
les rétrospectives rapportent constamment que les gens les trouvent amusantes
et que le niveau d’énergie est plus haut. En partie, cela provient simplement
du fait de la nouveauté mais aussi à la nature réellement collaborative des
feuilles. Non seulement tout le monde peut parler mais chacun devient
modérateur pendant quelques minutes.
Il est évident que la feuille donne une voix à chacun.
Il est étonnant de constater aussi que les feuilles peuvent donner une voix à
un groupe minoritaire au sein d’une plus grande équipe.
Une fois, une équipe a dû se séparer en deux pour
remplir la feuille. Comme par hasard, un groupe s’est constitué principalement
de développeurs et l’autre d’analystes métier. Après quoi, les analystes
métier ont dit avoir pu discuter de ce qu’ils voulaient, dans les termes qu’ils
voulaient. En comparaison, du fait du nombre plus élevé de développeurs que
d’AF, l’accent, lors des rétrospectives régulières, portait sur les problèmes
au niveau du code.
Pour les équipes pratiquant des rétrospectives depuis
longtemps, les feuilles offrent une nouvelle façon d’aborder les sujets familiers.
Ils ne résolvent pas tous les problèmes, un esprit d’ouverture et de confiance
reste toujours nécessaire, et même, plus de confiance peut être nécessaire au
début.
Jusqu’ici toutes les feuilles de rétrospectives respectent
la Première Directive pour rétrospectives de Kerth. Il peut être surprenant de
voir comment une équipe agonise devant quelque chose dont la plupart des
facilitateurs prennent non seulement comme du bon sens mais aussi quelque chose
de sacro-saint. En effet, il a été rapporté qu’une équipe s’est amusée de la
directive.
Plusieurs équipes rapportent qu’elless ont propagé les
feuilles dans leur organisation, autant pour les équipes agiles que les équipes
de développement plus traditionnel. Une fois, c’est le responsable des tests
qui a présenté des feuilles remplies aux autres équipes pour les encourager à
les essayer.
Sans facilitateur
La suppression du facilitateur lors d’une
rétrospective avec Feuille de Dialogue change la dynamique de façon très
intéressante, et fructifiante. Supprimer le facilitateur force les équipes à s’auto-organiser
dans ce cadre. Ce qui en soit en bon, et qui enlève aussi la possibilité au
facilitateur d’orienter la rétrospective en son sens ou d’empêcher la
discussion sur certains sujets.
Plusieurs groupes rapportent que les discussions sont
en fait plus accès sur le travail en cours de discussions. Plutôt que le
faciliter soit au centre de l’action, c’est la feuille qui l’est. Plutôt que le
facilitateur tienne le stylo pour saisir les résultats, c’est l’équipe qui le
tien. Tout le monde est responsable de maintenir la conversation dans le sujet.
Je n’ai pas eu jusqu’à présent de retour de
rétrospective à feuille de dialogue en échec du fait du manque de facilitateur.
Par contre, j’ai eu plusieurs retours de personnes, ayant vu les feuilles de
dialogues, ne voulant pas utiliser ce type de rétrospective, considérant le
facilitateur comme essentiel.
Ce que je pense être une erreur, une opportunité
manquée. Dans l’esprit d’expérimentation Agile, je proposerais à tous d’essayer
au moins une fois les rétrospectives sans facilitateur et de réfléchir aux
bénéfices.
Bien sûr il y a des choses qu’un facilitateur peut
faire qu’une Feuille de Dialogue ne peut : Il peut diriger la recherche
sur un sujet particulier, aider un individu à s’ouvrir, ajouter un exercice
spécifique pour un problème spécifique ou plus. Je ne suggère pas la
suppression permanente du facilitateur. Au contraire, les Feuilles de Dialogues
sont de nouveaux outils dans la boite à outil de l’équipe. Ils ne sont pas obligés
de les utiliser à chaque rétrospective, ils peuvent mélanger les styles et
exercices.
Il y a aussi de la place pour des styles hybrides.
J’ai vu plusieurs équipes entreprendre des rétrospectives avec Feuilles de
Dialogue lors de mes recherches. Il n’y a pas de raison qu’un facilitateur ne
puisse observer et si nécessaire intervenir. (Bien que cela véhicule un message
erroné sur l’auto-organisation).
D’une autre façon, la Feuille de Dialogue peut être
utilisée en première partie d’une rétrospective pour les problèmes en surface.
En deuxième partie, un facilitateur peut intervenir et aider l’équipe à
développer une ou plusieures conclusions particulières.
Le Futur
Il existe actuellement plusieurs Feuilles de Dialogue
différentes disponibles pour les rétrospectives. L’intention était de fournir
de la variété. J’explore aussi d’autres utilisations pour cette technologie.
Par exemple, j’ai développé une feuille de démarrage de projet pour les
équipes. En essayant les feuilles, d’autres ont aussi créé les leurs.
Le style et les exercices des feuilles sont
actuellement largement inspirés des exercices de rétrospectives standardes, tel
que ligne de temps, arrête de poisson, j’aime/j’aime pas, etc. Dans le temps,
j’espère voir émerger de nouveaux exercices pour les Feuilles de Dialogues.
Actuellement, les feuilles ne sont disponibles qu’en
Anglais. Cela n’a pas arrêté des équipes Argentines, Allemandes, Finlandaise et
autres à utiliser ces feuilles. Plusieurs personnes se sont proposées pour
traduire ces feuilles et j’espère cela rapidement afin de pouvoir les ajouter
au site.
La fin du commencement
L’année passée a vu de nombreuses équipes à travers le
monde s’essayer aux rétrospectives avec Feuilles de Dialogue et ont trouvé a)
qu’elles fonctionnent, b) que les équipes les aimes. Elles ne serviront pas à
toutes les équipes mais peuvent être une option que chaque équipe peut
regarder.
Les PDF des feuilles disponibles sont gratuitement accessible
ici.
A propos de l'auteur
Allan Kelly a presque eu tous les emplois du monde du
logiciel, depuis administrateur système jusqu’à responsable du développement.
Aujourd’hui il aide les équipes à adopter et approfondir les pratiques Lean et
Agile. Il travaille spécialement pour des éditeurs de logiciels et aligne les
produits et les processus à la stratégie de l’entreprise. Son nouveau livre
« Business Patterns for Software Developper » est attendu pour début
2012.
