Feuilles de Dialogue : Un nouvel outil pour les rétrospectives

Traduction de l'article "Dialogue Sheets : a new tool for retrospectives" d'Allan Kelly parru le 3 janv sur  InfoQ:


Publié avec l'autorisation de copie/traduction d'InfoQ.


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Feuilles de Dialogue : Un nouvel outil pour les rétrospectives

Une Feuille de Dialogue est une feuille de papier, huit fois plus grande qu'un format A4 ou format Lettre. L’année dernière des équipes agiles ou traditionnelles ont pris à l’initiative d’utiliser ces fiches pour les rétrospectives. Les équipes qui utilisent les feuilles déclarent systématiquement un intérêt renouvelé pour les rétrospectives, des niveaux plus élevés d'énergie pendant la session et un style plus inclusif engageant plus de membres de l'équipe.

Les rétrospectives avec Feuilles de Dialogues divergent de plusieurs façons des rétrospectives traditionnelles : Elles sont sans facilitateur. Les instructions sur la feuille entrainent l’équipe à réfléchir sur le passé et à en venir à leurs propres conclusions. Sans facilitateur, l’équipe doit réellement s’auto-organiser.

Mécanique de la Feuille

La feuille au format ISO A1 ou Poster US est pré-imprimée avec les instructions, citations et graphiques conçus pour piloter l’équipe et stimuler la conversation. Certaines des feuilles de rétrospectives présentent une ligne de temps que l’équipe doit remplir ; Sinon le centre de la feuille est disponible pour l’équipe. Les membres de l’équipe sont libres d’écrire des commentaires n’importe où sur la feuille et quelques équipes ont demandé d’avoir encore plus d’espace pour la prise de notes.

Entre 8 et 15 questions et orientations sont réparties autour de la feuille. Les deux ou trois premières instructions décrivent comment l’équipe peut travailler avec la feuille. Les questions suivantes sont conçues pour aider l’équipe à réfléchir. Enfin, en marge de la feuille, plusieurs citations sélectionnées stimulent la réflexion et rappellent aux membres de l’équipe les idées Agiles ou de développement logiciel en général.

Les membres de l’équipe se positionnent eux même autour de la feuille, lisent les questions à tour de rôle, facilitent la discussion et collectent les réponses. Chaque membre de l’équipe est responsable à tour de rôle d’une question au moins. Cela assure une voix à chacun et rend plus difficile la possibilité à une personne de dominer la discussion.

En règle générale, le nombre maximum de participants est huit, avec un minimum de deux. Au-delà, l’équipe est invitée à se diviser en groupes plus petits, chaque groupe remplissant sa feuille, après quoi les équipes comparent et confrontent leurs conclusions.

Le temps pour remplir une feuille dépend du nombre de personnes dans le groupe. Typiquement, une heure est suffisante, mais une équipe de huit, ou une équipe ayant beaucoup de choses à dire prendra plus de temps.

Des versions électroniques des feuilles sont disponibles gratuitement au téléchargement. La nécessité d’imprimer en grand format ces feuilles peut s’avérer compliquée. Quelques équipes n’ayant pas d’imprimante grand format les ont imprimées en A4 ou A3 puis recollées ensemble, bien que cela prenne du temps. L’impression par un imprimeur n’est sans doute pas coûteuse, mais peut l’être. Le site fourni des liens vers des services d’impression en ligne, mais vous pouvez trouver cela moins cher de le faire chez un imprimeur local, évitant les frais de port.


Résultats


Les équipes utilisant les Feuilles de Dialogue pour les rétrospectives rapportent constamment que les gens les trouvent amusantes et que le niveau d’énergie est plus haut. En partie, cela provient simplement du fait de la nouveauté mais aussi à la nature réellement collaborative des feuilles. Non seulement tout le monde peut parler mais chacun devient modérateur pendant quelques minutes.

Il est évident que la feuille donne une voix à chacun. Il est étonnant de constater aussi que les feuilles peuvent donner une voix à un groupe minoritaire au sein d’une plus grande équipe.

Une fois, une équipe a dû se séparer en deux pour remplir la feuille. Comme par hasard, un groupe s’est constitué principalement de développeurs et l’autre d’analystes métier. Après quoi, les analystes métier ont dit avoir pu discuter de ce qu’ils voulaient, dans les termes qu’ils voulaient. En comparaison, du fait du nombre plus élevé de développeurs que d’AF, l’accent, lors des rétrospectives régulières, portait sur les problèmes au niveau du code.

Pour les équipes pratiquant des rétrospectives depuis longtemps, les feuilles offrent une nouvelle façon d’aborder les sujets familiers. Ils ne résolvent pas tous les problèmes, un esprit d’ouverture et de confiance reste toujours nécessaire, et même, plus de confiance peut être nécessaire au début.

Jusqu’ici toutes les feuilles de rétrospectives respectent la Première Directive pour rétrospectives de Kerth.[1] Il peut être surprenant de voir comment une équipe agonise devant quelque chose dont la plupart des facilitateurs prennent non seulement comme du bon sens mais aussi quelque chose de sacro-saint. En effet, il a été rapporté qu’une équipe s’est amusée de la directive.

Plusieurs équipes rapportent qu’elless ont propagé les feuilles dans leur organisation, autant pour les équipes agiles que les équipes de développement plus traditionnel. Une fois, c’est le responsable des tests qui a présenté des feuilles remplies aux autres équipes pour les encourager à les essayer.


Sans facilitateur

La suppression du facilitateur lors d’une rétrospective avec Feuille de Dialogue change la dynamique de façon très intéressante, et fructifiante. Supprimer le facilitateur force les équipes à s’auto-organiser dans ce cadre. Ce qui en soit en bon, et qui enlève aussi la possibilité au facilitateur d’orienter la rétrospective en son sens ou d’empêcher la discussion sur certains sujets.

Plusieurs groupes rapportent que les discussions sont en fait plus accès sur le travail en cours de discussions. Plutôt que le faciliter soit au centre de l’action, c’est la feuille qui l’est. Plutôt que le facilitateur tienne le stylo pour saisir les résultats, c’est l’équipe qui le tien. Tout le monde est responsable de maintenir la conversation dans le sujet.

Je n’ai pas eu jusqu’à présent de retour de rétrospective à feuille de dialogue en échec du fait du manque de facilitateur. Par contre, j’ai eu plusieurs retours de personnes, ayant vu les feuilles de dialogues, ne voulant pas utiliser ce type de rétrospective, considérant le facilitateur comme essentiel.

Ce que je pense être une erreur, une opportunité manquée. Dans l’esprit d’expérimentation Agile, je proposerais à tous d’essayer au moins une fois les rétrospectives sans facilitateur et de réfléchir aux bénéfices.

Bien sûr il y a des choses qu’un facilitateur peut faire qu’une Feuille de Dialogue ne peut : Il peut diriger la recherche sur un sujet particulier, aider un individu à s’ouvrir, ajouter un exercice spécifique pour un problème spécifique ou plus. Je ne suggère pas la suppression permanente du facilitateur. Au contraire, les Feuilles de Dialogues sont de nouveaux outils dans la boite à outil de l’équipe. Ils ne sont pas obligés de les utiliser à chaque rétrospective, ils peuvent mélanger les styles et exercices.

Il y a aussi de la place pour des styles hybrides. J’ai vu plusieurs équipes entreprendre des rétrospectives avec Feuilles de Dialogue lors de mes recherches. Il n’y a pas de raison qu’un facilitateur ne puisse observer et si nécessaire intervenir. (Bien que cela véhicule un message erroné sur l’auto-organisation).

D’une autre façon, la Feuille de Dialogue peut être utilisée en première partie d’une rétrospective pour les problèmes en surface. En deuxième partie, un facilitateur peut intervenir et aider l’équipe à développer une ou plusieures conclusions particulières.


Le Futur

Il existe actuellement plusieurs Feuilles de Dialogue différentes disponibles pour les rétrospectives. L’intention était de fournir de la variété. J’explore aussi d’autres utilisations pour cette technologie. Par exemple, j’ai développé une feuille de démarrage de projet pour les équipes. En essayant les feuilles, d’autres ont aussi créé les leurs.

Le style et les exercices des feuilles sont actuellement largement inspirés des exercices de rétrospectives standardes, tel que ligne de temps, arrête de poisson, j’aime/j’aime pas, etc. Dans le temps, j’espère voir émerger de nouveaux exercices pour les Feuilles de Dialogues.

Actuellement, les feuilles ne sont disponibles qu’en Anglais. Cela n’a pas arrêté des équipes Argentines, Allemandes, Finlandaise et autres à utiliser ces feuilles. Plusieurs personnes se sont proposées pour traduire ces feuilles et j’espère cela rapidement afin de pouvoir les ajouter au site.


La fin du commencement


L’année passée a vu de nombreuses équipes à travers le monde s’essayer aux rétrospectives avec Feuilles de Dialogue et ont trouvé a) qu’elles fonctionnent, b) que les équipes les aimes. Elles ne serviront pas à toutes les équipes mais peuvent être une option que chaque équipe peut regarder.

Les PDF des feuilles disponibles sont gratuitement accessible ici.


A propos de l'auteur


Allan Kelly a presque eu tous les emplois du monde du logiciel, depuis administrateur système jusqu’à responsable du développement. Aujourd’hui il aide les équipes à adopter et approfondir les pratiques Lean et Agile. Il travaille spécialement pour des éditeurs de logiciels et aligne les produits et les processus à la stratégie de l’entreprise. Son nouveau livre « Business Patterns for Software Developper » est attendu pour début 2012.

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[1] Voir : http://www.retrospectives.com/pages/retroPrimeDirective.html